現今通訊軟體極為方便的時代，在學生時代完全感受不到英文書信的重要性，直到進入職場後，才發現不論求職階段、公司內部溝通、外部與客戶或供應商的聯繫，都必須通過英文書信的來往進而完成工作清單，更多時候需要透過英文書信去引起讀者的興趣，促成進一步的商業行為，如何架構英文就顯得格外重要。 只要掌握以下五大要點，了解英文信件基礎架構，確切表語意，5分鐘輕鬆搞定英文信件。
選單目錄
1. Subject Line- 信件主旨
目的: 精簡扼要的表達信件主旨
切忌不要隨意擷取信件內文作為主旨，也別當學生寫作文的流水帳拿來寫主旨，主旨設定就是精簡、精簡、在精簡，因為很重要也影響收件者審視此信件的重要性，所以再次強調。
★經典例句:
| 情境闡述 | 經典例句 |
| 闡述如需得到回覆的主旨 | Ideas needed: Themes for travelling |
| 針對什麼主題有興趣 | Interesting in XXX |
| 探討特定訂單議題 | Order for XXX |
Business Insider : 19個小訣竅，讓你的信件被開啟
2. Salutation / Greeting – 開頭稱呼
開頭打招呼方式千百種，當然書信一樣要先告清楚對象的身分以及關係，才能使用正確的開頭稱呼，主要可分為正式/非正式兩種:
| 狀態 | 正式 | 非正式 |
| 結構 | Dear Mr/Mrs ….. | Hello + 名字 |
| 求職時 | Dear Hiring Manager Dear Recruiting Manager | X |
| 收件者為主管/客戶/ 長輩 | Dear John Dear Mrs. Liu Dear Vice president | X |
| 開發信/不知道收件者 | To Whom It May Concern | X |
| 收件者為朋友 | X | Hell Mary Hi Kevin |
3. Identify yourself – 自我介紹
當對方不認識你時，自我介紹讓對方了解寄信者是誰，以及如何取得收件者的資訊就相當重要了!! 可藉由自我介紹建立在收件者心中良好的第一印象唷!!
範例介紹
- My name is XXX, I got your contact information from XXX…
- I am a participant in your XXX speech /lecture.
- My name is XXX, We met at XXX conference at Hilton hotel.
4. Opening sentence – 來信目的
來信目的顧名思義就是要告知收件者，寫封信的主要原因，要表達的事件為何??也是可以分成正式與非正式的寫法，那當然也是取決於收件者是長官還是平輩的朋友/同事去做區分囉!
正式語法:
I am writing to + V
EX:
I am writing to notify you ….(我想通知你) /
I am writing about order # 6779…(我要告知有關訂單編號6779)
非正式語法:
Just a quick note to ….
EX:
Just a quick note to remind the meeting will reschedule. (快速提醒會議將重新安排)
F.I.Y (提供給你參考)
5. Close – 結束用語
通常寫信都是有目地性的，當然就會期待對方的回覆或禮貌性詢問是否有任何問題等等，做為一個正式的結束句，加上一個禮貌的結尾禮貌詞，完整的英文書信就大功告成囉!
正式語法:
I look forward to hearing from you soon. (當你很期待收到回覆時)
Please do not hesitate to let me know if there are any questions. (歡迎收件者如有任何問題可以與我聯繫時)
Best Regard / Best wishes / Sincerely …(正式結尾禮貌詞)
P.S 以上適用收件者為客戶/上司/ 長輩等
非正式語法:
Await for your reply. (等你回覆)
Cheers/ BR/ Best …(非正式結尾禮貌詞)
P.S 以上適用收件者平輩/朋友等
延伸閱讀:
