Home » 線上英文 » [職場書信]掌握5大要點,英文Email 輕鬆搞定

[職場書信]掌握5大要點,英文Email 輕鬆搞定

by Shaza
0 留言

現今通訊軟體極為方便的時代,在學生時代完全感受不到英文書信的重要性,直到進入職場後,才發現不論求職階段、公司內部溝通、外部與客戶或供應商的聯繫,都必須通過英文書信的來往進而完成工作清單,更多時候需要透過英文書信去引起讀者的興趣,促成進一步的商業行為,如何架構英文就顯得格外重要。 只要掌握以下五大要點,了解英文信件基礎架構,確切表語意,5分鐘輕鬆搞定英文信件。

1. Subject Line- 信件主旨

目的: 精簡扼要的表達信件主旨

切忌不要隨意擷取信件內文作為主旨,也別當學生寫作文的流水帳拿來寫主旨,主旨設定就是精簡、精簡、在精簡,因為很重要也影響收件者審視此信件的重要性,所以再次強調。

★經典例句:

情境闡述經典例句
闡述如需得到回覆的主旨Ideas needed: Themes for travelling
針對什麼主題有興趣Interesting in XXX
探討特定訂單議題Order for XXX

Business Insider : 19個小訣竅,讓你的信件被開啟

2. Salutation / Greeting – 開頭稱呼

開頭打招呼方式千百種,當然書信一樣要先告清楚對象的身分以及關係,才能使用正確的開頭稱呼,主要可分為正式/非正式兩種:

狀態正式非正式
結構Dear Mr/Mrs …..Hello + 名字
求職時Dear Hiring Manager
Dear Recruiting Manager
X
收件者為主管/客戶/ 長輩Dear John
Dear Mrs. Liu
Dear Vice president
X
開發信/不知道收件者To Whom It May ConcernX
收件者為朋友XHell Mary
Hi Kevin

3. Identify yourself – 自我介紹

當對方不認識你時,自我介紹讓對方了解寄信者是誰,以及如何取得收件者的資訊就相當重要了!! 可藉由自我介紹建立在收件者心中良好的第一印象唷!!

範例介紹

  1. My name is XXX, I got your contact information from XXX…
  2. I am a participant in your XXX speech /lecture.
  3. My name is XXX, We met at XXX conference at Hilton hotel.

4. Opening sentence – 來信目的

來信目的顧名思義就是要告知收件者,寫封信的主要原因,要表達的事件為何??也是可以分成正式與非正式的寫法,那當然也是取決於收件者是長官還是平輩的朋友/同事去做區分囉!

正式語法:

I am writing to + V

EX:

I am writing to notify you ….(我想通知你) /

I am writing about order # 6779…(我要告知有關訂單編號6779)

非正式語法:

Just a quick note to ….

EX:

Just a quick note to remind the meeting will reschedule. (快速提醒會議將重新安排)

F.I.Y (提供給你參考)

5. Close – 結束用語

通常寫信都是有目地性的,當然就會期待對方的回覆或禮貌性詢問是否有任何問題等等,做為一個正式的結束句,加上一個禮貌的結尾禮貌詞,完整的英文書信就大功告成囉!

正式語法:

I look forward to hearing from you soon. (當你很期待收到回覆時)

Please do not hesitate to let me know if there are any questions. (歡迎收件者如有任何問題可以與我聯繫時)

Best Regard / Best wishes / Sincerely …(正式結尾禮貌詞)

P.S 以上適用收件者為客戶/上司/ 長輩等

非正式語法:

Await for your reply. (等你回覆)

Cheers/ BR/ Best …(非正式結尾禮貌詞)

P.S 以上適用收件者平輩/朋友等

延伸閱讀:

精選一對一商用英文線上課程,年後轉職沒在怕

[2021]一對一線上英文課程,周末學!

您可能會感興趣的文章

留言

首頁
語言學校
費用說明
挑選代辦